3.236.239.91
919 204 462Ligue Já!
Ou nós ligamos!Deixe os seus dados para contacto.
Seremos breves!
Horário - dias úteis das 9h30 às 18h30
Login
Conheça as soluções integradoras dos nossos ParceirosMarketplace
arquivo-digital

Arquivo digital, a melhor solução para nunca perder o rasto aos documentos

Já imaginou quanto tempo perde diariamente a receber, enviar, processar, organizar ou procurar os seus documentos em papel? E se pudesse libertar-se das tarefas manuais e repetitivas e passar a usar o seu tempo e os seus recursos de forma eficiente, colocando o seu foco na gestão do negócio? Com o arquivo digital é possível.

Um dos elementos fulcrais para o sucesso de qualquer negócio é aorganização dos documentos. Dia após dia, existem processos cuja gestão está a cargo de diversos intervenientes, correspondência dispersa, faturas e outros ficheiros importantes. E numa altura em que já só se fala em digitalização e na importância da tecnologia para o crescimento económico e dos negócios, é fundamental saber que existem soluções que simplificam esta gestão.

O que é, afinal, o arquivo digital?


O arquivo digital ganhou maior notoriedade com a crescente necessidade das empresas desmaterializarem processos e agilizarem métodos de trabalho. E com o principal objetivo de facilitar e aumentar a rapidez no acesso à documentação, de rastrear os ficheiros ou de guardar a informação num único local, libertando espaço físico, o arquivo digital é um serviço que garante ganhos de produtividade e agrega mais valor para o negócio.

De forma simplificada, o arquivo digital armazena informação num único local e facilita uma gestão e partilha estruturada dessa informação pelos intervenientes. Uma vez armazenados na cloud, os documentos podem ser acedidos a qualquer altura e de forma ágil. Além disso, com o arquivo digital, além de saber sempre onde estão guardados os documentos, existe uma redução dos custos associados com material de escritório, poupando em papel, espaço físico e impressão.

E as vantagens?

Já imaginou os ganhos de produtividade e rentabilidade que poderá ter se a sua equipa deixa de estar alocada a tarefas repetitivas de tratamento de papel?

O arquivo digital oferece diversos benefícios:

Informação acessível e centralizada num único local

A informação fica centralizada num único local e é facilmente classificada, organizada e acedida a qualquer hora e em qualquer lugar.

Desmaterialização total do arquivo de documentos

Todo o processo documental das atividades contabilísticas é digitalizado através da automatização de processos e do armazenamento cloud dos documentos.

Máxima produtividade e rentabilidade

As tarefas manuais e repetitivas são minimizadas e os recursos são utilizados de forma eficiente, aumentando a produtividade e a rentabilidade.

Conformidade com a legislação em vigor

O arquivo digital está em conformidade com a legislação de desmaterialização de documentos (Decreto Lei 28/2019).

Redução de custos e maior sustentabilidade

Com o arquivo digital existe uma redução dos custos associados com material de escritório, papel, espaço físico, impressão ou deslocações.

Segurança da informação

Todas as informações estão seguras com todos os mecanismos de segurança que impossibilitam a perda de informação.

Melhores serviços e mais valor acrescentado

Os ganhos de produtividade obtidos permitem oferecer melhores serviços, aumentando o valor acrescentado, ao mesmo tempo que coloca o foco no crescimento do negócio.

Capacidade de integração

Com o arquivo digital passa a existir a capacidade de se integrar automaticamente com outras soluções de software.

O que diz a legislação sobre o arquivo digital?

O Decreto Lei 28/2019 veio permitir que os documentos fiscalmente relevantes – faturas, documentos de transporte, recibos ou outros documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços – que se apresentem em formato papel possam ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico, estando assim criadas as condições para a total desmaterialização de documentos.

No que diz respeito às obrigações de arquivo, importa relembrar que os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se não existir outro prazo que resulte de disposição especial.

Com o arquivo digital, em conformidade com a legislação de desmaterialização de documentos, pode abdicar dos arquivos físicos, reduzindo custos e aumentando a produtividade, com a certeza de que todos os documentos estão guardados pelo período de arquivo exigido por lei e cumprindo todos os requisitos legais associados ao arquivo digital de documentos.

Com esta solução, não só passa a ser mais rápida a introdução dos documentos, como também a pesquisa e a organização dos mesmos e tem sempre a tranquilidade de saber que tudo está arquivado e que facilmente exporta os documentos para conferência.

Tire partido da cloud para ganhar competitividade

A adoção de ferramentas digitais, como o arquivo digital, permite não só aumentar a produtividade e o espaço disponível, como também contribui para uma maior responsabilidade ambiental das empresas. Conheça o Arquivo Digital PRIMAVERA, plenamente integrado no sistema de gestão contabilística, e abra as portas a uma nova era de rapidez, segurança e facilidade de acesso aos documentros contabilísticos.   

0 Comentários.
Mostrar comentários
Receba a newsletter com as nossas melhores histórias!