Como funciona o arquivo digital de documentos?
Com milhares de árvores abatidas em Portugal todos os anos para a produção de papel, a desmaterialização de processos, mais concretamente a ausência de documentos contabilísticos em papel, além de um acelerador de negócio, é uma medida ecológica de muito apreço. Sem dúvida que, além de garantir os requisitos fiscais, o arquivo digital de documentos permite aos escritórios de contabilidade e respetivos clientes dar o salto qualitativo que precisavam no serviço prestado.
Vejamos o exemplo de um empresário. Tem um almoço de negócio com um dos seus clientes e, no final da refeição, recebe a sua fatura por email. Para a contabilizar nas despesas da empresa, apenas necessita de reencaminhar essa fatura para o seu arquivo digital de documentos. O contabilista do empresário recebe comodamente a fatura da despesa no seu software de gestão, já com os seus parâmetros preenchidos, tornando a contabilização da fatura numa tarefa de poucos segundos.
A concretização deste cenário parece futurista, mas já é real.
Arquivo digital PRIMAVERA: arquitetura e princípios
Além do cumprimento da legislação com o arquivo digital de documentos, os requisitos impostos são simples:
- Armazenamento de uma grande quantidade de dados;
- Processamento em lote de um número bastante elevado de documentos.
Na arquitetura do Arquivo Digital PRIMAVERA, existem 2 blocos principais: a receção de documentos e o processamento/armazenamento dos mesmos.
Receção de documentos
Ao nível da receção, temos 2 pontos de entrada:
- email: em que cada empresário utiliza o destinatário arquivo+<NIF>@docdigital.primaverabss.com para enviar os seus documentos para o contabilista;
- web API: neste momento, está já disponível uma ligação ao PRIMAVERA AccountingAutomation. Mas amanhã podemos desenvolver rapidamente a ligação a novos produtos. O PAA utiliza a web API para enviar documentos, consultar informação e alterar o respetivo estado.
Aproveitando a introdução do QRCode nas faturas, obrigatório a partir do início do próximo ano, quando o contabilista pede os documentos enviados para o arquivo, já consegue obter toda a informação do cabeçalho do documento preenchido no seu software de gestão, com a leitura e processamento do QRCode. Assim, a contabilização de documentos exige muito menos esforço.
Processamento/Armazenamento
A partir do momento em que um documento é contabilizado no PAA, no arquivo digital é colocado no estado bloqueado – fiscalmente relevante. Assim, no arquivo, garantimos que esse documento é armazenado em conjunto com os seus metadados, não sofrendo qualquer alteração nem mesmo a sua eliminação.
Garantia legal e fiscal
Garantindo todos os requisitos fiscais, outra das vantagens do arquivo digital de documentos é o facto de permitir dar o salto qualitativo dos escritórios de contabilidade e dos seus clientes, auxiliando os contabilistas a incrementar a entrega de valor e potenciando os seus honorários.
Simultaneamente, o arquivo digital de documentos garante que toda a informação está guardada de forma segura e com a garantia de integridade, exatidão e fiabilidades, e com todos os mecanismos de segurança que impossibilitam a perda de informação, tal como exigido na legislação atualmente em vigor.
Maior eficiência e produtividade com o arquivo digital de documentos
A aposta no arquivo digital de documentos, para além da contribuição para um mundo mais sustentável e ganhos de produtividade, permite aos escritórios de contabilidade transmitir uma imagem de inovação e modernidade aos seus clientes, ao mesmo tempo que ganham uma vantagem competitiva face aos concorrentes que não utilizem este tipo de tecnologias.
Com o Arquivo Digital PRIMAVERA, os clientes dos escritórios poderão enviar todos os documentos à medida que os vão recebendo dos seus fornecedores ou outras entidades e, a partir do momento em que estes dão entrada no arquivo digital de documentos, inicia-se, de imediato, a extração dos respetivos dados de modo que no início do mês seguinte, os seus contabilistas tenham toda a informação disponível e pronta a ser processada. Após a sua contabilização, os documentos serão arquivados garantindo toda a rastreabilidade legalmente exigida.
Conheça o Arquivo Digital PRIMAVERA, plenamente integrado no sistema de gestão contabilística, e abra as portas a uma nova era de rapidez, segurança e facilidade de acesso aos documentos contabilísticos.
