Gestão da mudança, o grande fator de sucesso na adoção de sistemas de informação
No contexto atual de velocidade de aparecimento de novas tecnologias, é praticamente inevitável que as empresas digitalizem os seus processos de negócios, sob pena de perderem a competitividade.
Os sistemas de informação estão em metamorfose constante e o ritmo de surgimento de novas aplicações complementares é elevado. Toda esta dinâmica aumenta continuamente o potencial dos sistemas de informação, e as organizações mais competitivas serão aquelas que souberem tirar melhor proveito da tecnologia disponível. Mas para alcançar os tão desejados níveis máximos de eficiência, não basta implementar as mais modernas tecnologias e os sistemas de informação mais arrojados.
No processo de adoção de novos sistemas de informação, para além de toda a componente tecnológica, existe um fator decisivo ao qual não é dada a devida importância - a gestão da mudança.
Sem pessoas capacitadas, os sistemas de nada servem
O ambiente empresarial é volátil. A mudança é uma constante e deve ser entendida como uma oportunidade de evolução contínua. Seja resultado de pressões do mercado, de alterações no alinhamento estratégico da própria organização, do crescimento da empresa ou do alargamento do âmbito operacional, encerra em si um momento de vital importância para a sustentabilidade empresarial. Mas não pode ser implementada de ânimo leve. Para que os objetivos traçados sejam verdadeiramente alcançados, é necessário investir tempo e recursos na gestão da mudança.
E quando a mudança implica alterações no modus operandi dos processos do dia a dia, então é mesmo indispensável definir um plano de gestão da mudança que envolva todas as pessoas intervenientes nos processos. Caso contrário, a probabilidade de fracasso é enorme.
Resistência à mudança é o cenário mais comum
Antes de mais, os decisores têm de perceber que a adoção de novos sistemas de informação tem um impacto muito forte nas pessoas que irão utilizar esses sistemas. Por isso mesmo, é muito comum assistirmos a situações de resistência por parte das pessoas quando confrontadas com a obrigatoriedade de utilização de novos sistemas. A resistência à mudança é natural. Já no século XIX, o escritor inglês Charles Dickens, celebrizou a expressão "o Homem é um animal de hábitos”. E nesse aspeto, nada mudou! A mudança de hábitos e rotinas continua a ser um problema, por isso mesmo, quando são implementados novos sistemas é comum ouvir expressões como "o sistema antigo é que era bom”, "eu agora perco muito mais tempo”, "quando fazia à mão dava-me menos trabalho”, entre outras.
Por tudo isto, é extremamente complicado para as empresas garantirem que os investimentos em sistemas e novos processos são assimilados e postos em prática pelos seus colaboradores corretamente.
Estas reações de relutância irão persistir enquanto nas organizações existirem colaboradores com os seguintes perfis:
Iliteracia tecnológica – colaboradores que não têm aptidões para trabalhar com sistemas de informação ainda que os mesmos sejam cada vez mais intuitivos.
Acomodados funcionais – pessoas que estão acomodadas a sistemas legacy (quase que autómatos) que colocam entraves à aprendizagem de novas formas de trabalhar.
Como ultrapassar a resistência à mudança?
Sendo as pessoas um ponto critico na adoção de sistemas de informação, o que se pode fazer para que a gestão da mudança seja feita de forma natural e eficaz?
Bem, o primeiro passo será envolver as pessoas no próprio processo de implementação ou até mesmo de decisão do novo sistema. Este envolvimento deverá ser constante. É importante que acompanhem todo o processo de definição de requisitos, implementação e testes dos sistemas, pois na verdade são os utilizadores dos sistemas quem poderá dar os melhores inputs para a configuração e adaptação dos sistemas aos processos de negócio.
Dar voz ativa às pessoas e integrá-las em todo o processo vai fazer com que estas se sintam parte integrante da solução e não do problema, criando-se uma espécie de comprometimento por parte destas para a adoção da solução que está a ser implementada.
O investimento em sistemas que acabam por nunca ser usados devido à resistência dos colaboradores é mais comum do que se possa imaginar. Cruzar os braços perante a situação e deixar cair por terra o investimento efetuado não é solução. Uma aposta na formação contínua dos recursos humanos e um bom plano de gestão da mudança, onde os futuros utilizadores são a peça central, é absolutamente indispensável no mundo atual, onde cada vez há menos espaço para a iliteracia digital.
