Transformação Digital: um desafio a três
Uma das buzz words do momento é a transformação digital das organizações. Ainda que não seja um tema novo (dado que se trata de um processo iniciado ainda nos anos 90!), a verdade é que é agora que muitas empresas estão a despertar verdadeiramente para o tema.
De forma resumida (e algo simplista) poderíamos dizer que a transformação digital se traduz em perceber todas as mais-valias do digital e o que de positivo há nos avanços tecnológicos e colocá-los ao serviço das organizações com o objetivo de ter processos mais céleres, mais eficientes, menos burocráticos e que libertem espaço para que o foco dos colaboradores sejam as tarefas mais criativas, menos repetitivas, mais inovadoras e que possam fazer a diferença.
Neste percurso da digitalização, o papel das Tecnológicas é determinante para a simplificação dos processos das organizações nos seus diferentes departamentos, porém estas não podem percorrer o caminho sozinhas, é necessário ter a colaboração de entidades/organizações oficiais para que os resultados sejam os esperados.
A gestão de Recursos Humanos tem muito a ganhar com a digitalização
Uma das áreas onde essa (inter)dependência mais se sente é a da gestão de recursos humanos ou gestão de pessoas (há falta de melhor expressão). Se não, a título de exemplo, veja-se: aquando da admissão de um novo colaborador e no cumprimento de obrigações legais com caráter mensal, as empresas têm de transformar-se em máquinas burocráticas com um esforço semelhante ao da formiga da famosa fábula infantil.
Entre outras obrigações (a ponderar casuisticamente), é necessário efetuar a comunicação da admissão do colaborador junto da Segurança Social, junto dos Fundos de Compensação do Trabalho (FCT e FGCT), criar a ficha do colaborador na aplicação onde o processamento salarial e a gestão de carreira terão suporte, agendar consulta de medicina no trabalho, garantir a existência de seguro de acidentes de trabalho. No caso de ser trabalhador estrangeiro (nacional de Estados terceiros à EU, ao EEE ou a países com regime idêntico), tem de ser feita a comunicação de contrato com trabalhador estrangeiro à ACT.
Além de toda esta carga burocrática, juntam-se as entregas legalmente obrigatórias com caráter mensal, nomeadamente a entrega da DMR (Declaração Mensal de Remunerações) à AT, a Declaração de Remunerações (DRI) à Segurança Social, a Declaração de valores mensais às Seguradoras, …
É certo que longe já vai o tempo em que estas comunicações e entregas eram feitas em papel, no entanto, é tempo de passarmos ao próximo nível, aquele em que não é necessária a geração de ficheiros no Software de gestão, guardados numa diretoria para depois, após aceder a várias plataformas (uma para cada entidade com quem comunico) efetuar a comunicação/submissão de informação contida nos ficheiros.
É necessário que exista uma verdadeira e abrangente integração entre os sistemas de gestão e as plataformas geridas pelas entidades oficiais. Dessa forma, as comunicações e entrega/submissão de dados será imediata, evitando a duplicação de trabalho administrativo, pois deixará de ser necessária a inserção dos mesmos dados do colaborador em várias plataformas distintas.
É preciso acelerar o passo
É justo dizer-se que existe algum caminho feito nesse sentido, como é o caso dos serviços disponíveis na Plataforma de Interoperabilidade da Segurança Social, e iniciativa semelhante por parte dos Fundos de Compensação do Trabalho, mas muito mais está por fazer. E esse é o verdadeiro sentido da transformação digital. Com este tipo de plataformas e respetivos webservices é possível que as Tecnológicas consigam integrar os seus sistemas/produtos com as entidades oficiais, tornando direta a ligação entre cliente e entidades através das soluções de gestão, garantindo-se cuidados adicionais no que respeita à segurança dos sistemas de informação e privacidade dos dados.
Mas não chega falar de transformação digital. Não basta que este chavão esteja no léxico de qualquer gestor. O que realmente importa é que exista um alinhamento entre todos os intervenientes com um papel ativo na transformação digital. Impõe-se que as Tecnológicas reconheçam as oportunidades que existem nesta área e invistam; que os líderes das empresas aceitem a transformação digital como essencial à evolução do seu negócio e que os dirigentes com responsabilidade na definição de estratégias das entidades oficiais com quem a empresas "comunicam” tenham uma visão que permita embarcar nesta revolução; que já começou, mas quase em silêncio!
