Contabilidade digital e Colaborativa, um novo modelo de eficiência

A Contabilidade evoluiu muito ao longo dos anos. O modelo de trabalho dos profissionais da Contabilidade e Gestão passou de métodos de tratamento manual de todo o tipo de documentação em papel para um paradigma de contabilidade digital e colaborativa.

O modelo tradicional apresentava um conjunto de desafios que facilmente se percebem, como por exemplo a facilidade de perda, extravio de documentos ou acesso tardio aos mesmos, obrigando a longas horas de trabalho para conseguir reportar ao Estado a informação contabilista em tempo oportuno. A somar a isto, destacam-se ainda as horas intermináveis para garantir uma correta introdução de toda a informação contida nesses documentos, sem falar nas falhas e erros na introdução de dados, pois todos cometemos erros a dada altura. E não é de admirar que tal acontecesse, pois, essa tarefa exigia uma concentração absoluta para que os números batessem ceto.

Se pararmos para refletir, o trabalho do contabilista que ainda está neste modelo tradicional é muito exigente. O foco tem de ser total e a quantidade de trabalho é imensa. E pior, para garantir rigor e produtividade é necessário um esforço sobre-humano.

Felizmente, a era digital chegou ao setor da contabilidade e estes profissionais podem agora colocar efetivamente todos os seus conhecimentos e competências ao serviço da gestão porque a tecnologia trata da "papelada”. Esta é a principal virtude do modelo de contabilidade digital e colaborativa.

Contabilidade tradicional versus contabilidade digital e colaborativa

O dia a dia "afogado” entre recibos de caixa registadora, tickets de venda em papel, cheques manuscritos e fichas com lançamentos de diário e os livros-razão acabaram! Claro que desde a década de 1980 os processos começaram a mudar. Softwares para pequenas e médias empresas tornaram-se populares, permitindo aos empresários e contabilistas lidar mais facilmente com tarefas contábeis, mas ainda assim com uma elevada carga burocrática relacionada com o tratamento manual da documentação.

Todos já estávamos familiarizados com o termo transformação digital e com todas as suas vantagens, ou mesmo com a sua necessidade, mas em 2019 a digitalização surgia como uma inevitabilidade anunciada sob a forma de uma pandemia. Mais do que um desafio de saúde pública a nível mundial, a COVID-19 representou um desafio de digitalização global para todas as empresas. Surgia a urgência de acelerar este processo de mudança para o digital e todos ficamos, de repente e sem tempo para resistências à mudança, familiarizados com tecnologia colaborativa, que permitiu às equipas trabalharem em conjunto, mesmo à distância.

No setor da prestação de serviços de contabilidade e gestão essa necessidade também se tornou imperativa. Sim! Porque se pensarmos com clareza, o contabilista faz parte da equipa de gestão de uma empresa, mesmo quando o serviço é prestado em regime de outsourcing. O contabilista não é apenas o "apurador de impostos”, ele pode e deve ser muito mais, pois é ele quem detém o maior conhecimento sobre a área financeira das empresas suas clientes.

Mas este papel de consultor financeiro das empresas suas clientes só pode ser exercido com eficiência se houver tecnologia que liberte o contabilista das funções básicas de introdução de documentos, apuramento de impostos, reconciliações e outras operações.

Tecnologia que suporta o modelo de contabilidade digital e colaborativa

Cloud Computing, Artificial Intelligence, Big Data e Machine Learning, são algumas das tecnologias que permitem que as empresas se transformem digitalmente e são aquelas que estão na base da criação deste modelo de contabilidade digital e colaborativa.

O papel do Cloud Computing no modelo de contabilidade digital e colaborativa

O Cloud Computing, que se refere ao processo de manutenção, armazenamento, gestão, processamento, análise e segurança de dados por meio da exploração de uma rede de servidores baseados na Internet, é a chave para este modelo de contabilidade digital e colaborativa que está agora a surgir com grande vigor.

Os dados não são salvos em dispositivos físicos, mas na nuvem, o que ajuda as empresas a agilizar processos, melhorar a produtividade, otimizar custos e aprimorar a experiência digital do cliente. A migração para a nuvem e os seus benefícios são conhecidos desde há muito tempo, sendo o motor deste modelo de contabilidade digital e colaborativa que liga contabilistas e gestores na mesma plataforma, promovendo a colaboração em tempo real.

O papel da Inteligência artificial no modelo de contabilidade digital e colaborativa

Inteligência artificial (IA) é a coleção de múltiplas tecnologias que permitem que as máquinas detetem, entendam, operem e aprendam por conta própria. Baseia-se no princípio de que a inteligência humana pode ser definida de forma que uma máquina possa facilmente imitá-la e executar tarefas, desde as mais simples até às mais complexas.

Os objetivos da IA incluem imitar a atividade cognitiva humana, tendo sido reconhecida como um dos facilitadores centrais da transformação digital em diversos setores, libertando profissionais das mais diversas áreas de tarefas repetitivas, rotineiras e que não geram valor acrescentado.

E é aqui que a IA entra em jogo no modelo de contabilidade digital e colaborativa.Através de mecanismos inteligentes, permite realizar autonomamente tarefas repetitivas, detetar padrões e alertar para erros ou falhas, promovendo rapidez nas operações repetitivas e rigor dos dados.

O papel do Big Data no modelo de contabilidade digital e colaborativa

Já o Big Data, é um termo que descreve o grande volume de dados - estruturados e não estruturados - que inunda uma empresa no dia a dia. Mas não é a quantidade de dados que é importante. É o que as organizações fazem com os dados que importa.

No modelo de Contabilidade digital e colaborativa o Big Data desempenha um papel essencial, pois através de mecanismos de correlação entre várias fontes de dados permite gerar automaticamente insights de negócio que levam a melhores decisões.

Basicamente, o Big Data é a principal fonte de combustível para a IA. Um sistema de IA precisa de aprender com os dados para cumprir com a sua função. Machine Learning é um ramo da IA focado na construção de aplicações qua aprendem a partir dos dados e melhoram a sua precisão ao longo do tempo, sem serem programados para isso.

Em ciência de dados, um algoritmo é uma sequência de etapas de processamento estatístico. No Machine Learning, os algoritmos são 'treinados' para encontrar padrões e recursos em grandes quantidades de dados, a fim fazer previsões com base em novos dados. Quanto melhor for o algoritmo, mais precisas serão as previsões e melhores serão os dados que o sistema disponibiliza para ajudar os gestores a tomar melhores decisões.

Toda esta combinação de tecnologias permitiu criar um modelo de contabilidade digital e colaborativa, onde as operações rotineiras são automatizadas, os dados integrados em tempo real e disponibilizados na hora, quer para empresários quer para contabilistas, e a informação preditiva ajuda a ambos na condução do negócio.

O ROSE AS é um excelente exemplo de como essa combinação de tecnologias resulta numa plataforma de gestão cloud colaborativa e inteligente, que materializa esse novo modelo de trabalho assente numa contabilidade digital e colaborativa, que gera vantagens tanto para os gestores como para os contabilistas.

Esta nova plataforma ainda agora acaba de chegar e já está repleta de tecnologia que irá fazer a diferença, mas muito mais está para vir. É para isso que cá estamos diariamente, sempre com a missão de aumentar a geração de valor na gestão empresarial, recorrendo a tecnologias de topo.