Arquivo digital: a solução para nunca perder documentos
Já imaginou quanto tempo perde diariamente a receber, enviar, processar, organizar ou procurar os seus documentos em papel? E se pudesse libertar-se das tarefas manuais e repetitivas e passar a usar o seu tempo e os seus recursos de forma eficiente, colocando o seu foco na gestão do negócio? Com o arquivo digital é possível.
Um dos elementos fulcrais para o sucesso de qualquer negócio é a organização dos documentos. Dia após dia, existem processos cuja gestão está a cargo de diversos intervenientes, correspondência dispersa, faturas e outros ficheiros importantes. E numa altura em que já só se fala em digitalização e na importância da tecnologia para o crescimento económico e dos negócios, é fundamental saber que existem soluções que simplificam esta gestão.
O que é, afinal, o arquivo digital?
O arquivo digital ganhou maior notoriedade com a crescente necessidade
das empresas desmaterializarem processos e agilizarem métodos de trabalho. E
com o principal objetivo de facilitar e aumentar a rapidez no acesso à
documentação, de rastrear os ficheiros ou de guardar a informação num único
local, libertando espaço físico, o arquivo digital é um serviço que garante
ganhos de produtividade e agrega mais valor para o negócio. Mas como funciona o arquivamento digital?
De forma simplificada, o arquivo digital armazena informação num único local e facilita uma gestão e partilha estruturada dessa informação pelos intervenientes. Uma vez armazenados na cloud, os documentos podem ser acedidos a qualquer altura e de forma ágil. Além disso, com o arquivo digital, além de saber sempre onde estão guardados os documentos, existe uma redução dos custos associados com material de escritório, poupando em papel, espaço físico e impressão.
E as vantagens?
Já imaginou os ganhos de produtividade e rentabilidade que poderá ter se a sua equipa deixar de estar alocada a tarefas repetitivas de tratamento de papel?
Existem diversos benefícios com o Arquivo Digital:
- Informação acessível e centralizada num único local
A informação fica centralizada num único local e é facilmente classificada, organizada e acedida a qualquer hora e em qualquer lugar. - Desmaterialização total do arquivo de documentos
Todo o processo documental das atividades contabilísticas é digitalizado através da automatização de processos e do armazenamento cloud dos documentos. - Máxima produtividade e rentabilidade
As tarefas manuais e repetitivas são minimizadas e os recursos são utilizados de forma eficiente, aumentando a produtividade e a rentabilidade. - Conformidade com a legislação em vigor
O arquivo digital está em conformidade com a legislação de desmaterialização de documentos (Decreto Lei 28/2019). - Redução de custos e maior sustentabilidade
Com o arquivo digital existe uma redução dos custos associados com material de escritório, papel, espaço físico, impressão ou deslocações. - Segurança da informação
Todas as informações estão seguras com todos os mecanismos de segurança que impossibilitam a perda de informação. - Melhores serviços e mais valor acrescentado
Os ganhos de produtividade obtidos permitem oferecer melhores serviços, aumentando o valor acrescentado, ao mesmo tempo que coloca o foco no crescimento do negócio. - Capacidade de integração
Com o arquivo digital integra facilmente vários fluxos documentais, beneficiando de uma gestão integrada de toda a informação contabilística.
O que diz a legislação sobre o arquivo digital?
O Decreto Lei 28/2019 veio permitir que os documentos fiscalmente relevantes – faturas, documentos de transporte, recibos ou outros documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços – que se apresentem em formato papel possam ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico, estando assim criadas as condições para a total desmaterialização de documentos.
No que diz respeito às obrigações de arquivo, importa relembrar que os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se não existir outro prazo que resulte de disposição especial.
Com o arquivo digital, em conformidade com a legislação de desmaterialização de documentos, pode abdicar dos arquivos físicos, reduzindo custos e aumentando a produtividade, com a certeza de que todos os documentos estão guardados pelo período de arquivo exigido por lei e cumprindo todos os requisitos legais associados ao arquivo digital de documentos.
Com esta solução, não só passa a ser mais rápida a introdução dos documentos, como também a pesquisa e a organização dos mesmos. Desta forma, tem sempre a tranquilidade de saber que tudo está arquivado, que facilmente acede aos documentos online e que rapidamente exporta os documentos para conferência.
Tire partido da cloud para ganhar competitividade
A adoção de ferramentas digitais, como o arquivo digital, permite não só aumentar a produtividade e o espaço disponível, como também contribui para uma maior responsabilidade ambiental das empresas. Conheça o Arquivo Digital da Cegid Primavera, plenamente integrado no sistema de gestão contabilística, e abra as portas a uma nova era de rapidez, segurança e facilidade de acesso aos documentos contabilísticos.
