Faturação Eletrónica vs EDI: conhece as diferenças?
Se até aqui achou que Faturação Eletrónica é o mesmo que EDI, então chegamos para desmistificar esse pensamento. Efetivamente, as duas são semelhantes, mas existem diferenças que podem ser enganosas. Vamos começar por definir os dois termos:
O que é o EDI?
O EDI – sigla paraElectronic Data Interchangeou, traduzido, Intercâmbio Eletrónico de Dados – é, de forma resumida, uma tecnologia detransmissão de dados que permite transferir e importar digitalmente dados de documentos entre entidades.
Como funciona o EDI?
Com o EDI,os dados são gerados seguindo um formato estruturado, como o XML, o CIUS-PT ou o UBL2.1, com sintaxe e parâmetros próprios de comum leitura entre plataformas, que permitem que a informação gerada num dispositivo, como uma fatura ou outro documento de relevância fiscal, seja recebida e importada de maneira correta e automaticamente noutro dispositivo.
O que é a Faturação Eletrónica?
A faturação eletrónica é a emissão, processamento e transmissão de faturas em formato digital, em contraste com o formato tradicional em papel. Sendo, como o nome indica, um sistema puramente eletrónico, este formato de fatura é, assim, digital a cada passo do processo de faturação.
Uma fatura eletrónica, para ser aceite segundo as normas da União Europeia, deve cumprir os seguintes requisitos:
- Seguir um formato eletrónico estruturado corretamente que permita o seu tratamento automático, segundo omodelo standard europeu;
- Ser enviada do sistema do vendedor para o do comprador para importação automática para o sistema da entidade pública;
- Utilizar um sistema de intercâmbio de dados (Electronic Data Interchange, tipicamente designado de EDI) para transmitir o ficheiro estruturado de dados para posterior tratamento automatizado;
- Conter umcertificado digital qualificadoque verifique a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.
Faturação eletrónica vs EDI: as diferenças
Como vimos, e de forma resumida, a fatura eletrónica é um documento emitido eletronicamente e o EDI é o sistema que permite transmitir o ficheiro estruturado de dados para que possa ser automaticamente tratado.
Devido à sua fiabilidade, o EDI é um dos procedimentos permitidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) para a utilização da faturação eletrónica.
Faturação eletrónica via EDI
A Faturação Eletrónica com recurso à tecnologia EDI requer um modelo comum de dados semânticos. Por isso surge a necessidade de ser imposto um modelo – no caso de Portugal, o CIUS-PT – que seja comum a todas as plataformas, para que os dados recebidos e enviados sejam facilmente interpretados por elas.
A Faturação Eletrónica com recurso à tecnologia EDIjá não é uma novidade no âmbito de grandes empresas, bem como na relação com o Retalho / Grande Distribuição, mas, com a introdução da faturação eletrónica no setor público e consequente obrigatoriedade o seu uso, ganhou um novo destaque.
Faturação Eletrónica via EDI à Administração Pública
Segundo o Decreto-Lei n.º 42-A/2022, de 30 de junho, as pequenas e médias empresas, microempresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes estão obrigadas a aderir à faturação eletrónica no âmbito da execução de contratos públicos, a partir do dia 31 de dezembro de 2022.
Devido aos constrangimentos provocados pela pandemia da COVID-19, os prazos de adoção foram sofrendo sucessivos adiamentos, o último dos quais peloDecreto-Lei n.º 104/2021, de 27 de novembro. Assim, vigoram os seguintesprazos para as empresas começarem a ter de emitir faturas eletrónicas para o setor público:
- Contraentes públicos: 18 de abril de 2019;
- Restantes entidades referidas no artigo 3º do Código dos Contratos Públicos: 18 de abril de 2020;
- Grandes empresas que sejam cocontratantes ao abrigo do CCP: 1 de janeiro de 2021;
- Pequenas e médias empresas, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP: 31 de dezembro de 2022;
- Microempresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP: 31 de dezembro de 2022.
Estas obrigatoriedades pressupõem do uso de EDI para entregar o ficheiro de dados estruturados XML segundo o formato CIUS-PT a uma entidade intermediária (Broker) que faça a respetiva transferência eletrónica de dados ao Estado.
